Manter a empresa em dia com suas obrigações fiscais é essencial para evitar multas, bloqueios e até mesmo a exclusão do regime simplificado.
A regularização do Simples Nacional é um processo que pode gerar dúvidas em muitos empreendedores, mas quando feito corretamente garante tranquilidade e segurança na gestão do negócio.
Neste artigo, você vai entender como identificar pendências, quais etapas seguir para regularizá-las e de que forma se organizar para evitar problemas futuros.
O que é a regularização do Simples Nacional?
A regularização do Simples Nacional consiste em colocar em dia todas as obrigações fiscais, tributárias e cadastrais da empresa optante por esse regime. Isso pode envolver o pagamento de débitos, entrega de declarações em atraso, ajustes cadastrais junto à Receita Federal, estados ou municípios e até a negociação de dívidas por meio de parcelamentos.
Quando a empresa não cumpre suas obrigações, corre o risco de ser excluída do Simples Nacional e perder os benefícios que esse regime oferece, como a unificação de tributos e a simplificação do recolhimento.
Principais motivos que levam a pendências no Simples Nacional
Antes de entender o passo a passo da regularização do Simples Nacional, é importante identificar as situações mais comuns que geram problemas para as empresas:
- Atraso ou falta de pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
- Omissão na entrega da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
- Irregularidades no cadastro fiscal junto à Receita Federal, estados ou municípios.
- Dívidas ativas já inscritas por falta de pagamento dos tributos.
- Divergências de informações contábeis ou fiscais.
Passo a passo para regularizar pendências no Simples Nacional
1. Consultar a situação fiscal da empresa
O primeiro passo para a regularização do Simples Nacional é verificar se a empresa possui pendências. Isso pode ser feito por meio do portal do Simples Nacional ou acessando o e-CAC da Receita Federal com certificado digital ou código de acesso.
No portal, é possível consultar se existem débitos em aberto, declarações não entregues ou inconsistências que precisam ser corrigidas.
2. Identificar os débitos existentes
Se houver valores em atraso, é necessário levantar todos os débitos e verificar se eles ainda estão em cobrança pela Receita Federal ou já foram inscritos em Dívida Ativa da União.
Essa identificação é fundamental, pois define os próximos passos: pagamento imediato, parcelamento ou negociação com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
3. Efetuar o pagamento ou parcelamento
Uma das formas mais comuns de regularização do Simples Nacional é o parcelamento dos débitos. O próprio sistema do Simples permite solicitar o parcelamento diretamente pelo portal, com a geração das guias para pagamento.
Para débitos já inscritos em Dívida Ativa, a negociação deve ser feita junto à PGFN, que também disponibiliza modalidades de parcelamento diferenciadas.
4. Entregar declarações em atraso
Caso a pendência seja relacionada a declarações não enviadas, como a DEFIS ou PGDAS-D, é necessário transmitir os documentos pendentes o quanto antes.
A entrega fora do prazo pode gerar multas, mas é indispensável para manter a empresa em situação regular.
5. Corrigir informações cadastrais
A regularização do Simples Nacional também pode envolver a atualização de dados junto à Receita Federal, estados e municípios. Erros de cadastro podem bloquear a emissão de notas fiscais ou impedir a obtenção de certidões negativas.
A correção deve ser feita diretamente no CNPJ e nos cadastros estaduais e municipais.
6. Emitir certidões negativas
Após resolver todas as pendências, o próximo passo é emitir as Certidões Negativas de Débitos (CND). Elas confirmam que a empresa está regular perante os órgãos fiscalizadores e são exigidas em diversos processos, como participação em licitações, abertura de contas bancárias e contratação de serviços.
7. Manter o controle para evitar novas pendências
A regularização é apenas o começo. Para evitar que os problemas se repitam, é fundamental manter um acompanhamento constante da situação fiscal da empresa, realizando o pagamento das guias em dia, entregando declarações e contando com uma contabilidade especializada.
Tabela – Pendências mais comuns e como resolvê-las
| Tipo de pendência | Onde verificar | Como resolver |
| DAS em atraso | Portal do Simples Nacional | Pagamento ou parcelamento |
| Débitos inscritos em Dívida Ativa | PGFN (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional) | Negociação ou parcelamento especial |
| DEFIS não entregue | Portal do Simples Nacional | Entregar declaração atrasada |
| Divergências de informações fiscais | Receita Federal e e-CAC | Ajuste contábil e retificação |
| Irregularidade cadastral | Receita Federal, prefeitura ou estado | Atualização cadastral |
Benefícios de manter a regularização em dia
A regularização do Simples Nacional não é apenas uma obrigação legal. Ela traz benefícios práticos para a empresa, como:
- Garantir permanência no regime tributário simplificado.
- Evitar multas, juros e exclusão do Simples.
- Melhorar a credibilidade da empresa junto a fornecedores, bancos e clientes.
- Possibilitar participação em licitações e concorrências públicas.
- Assegurar tranquilidade na gestão e tomada de decisões.
Como evitar problemas futuros com o Simples Nacional
Além de seguir o passo a passo da regularização do Simples Nacional, algumas práticas podem prevenir novas pendências:
- Automatizar o pagamento das guias do DAS.
- Contar com um escritório de contabilidade que acompanhe prazos e obrigações.
- Revisar periodicamente as informações fiscais da empresa.
- Manter relatórios organizados e atualizados para eventuais auditorias.
- Estabelecer uma rotina de conferência de certidões negativas.
Regularização do Simples Nacional com apoio especializado
Muitos empresários tentam resolver pendências por conta própria e acabam se deparando com dificuldades, prazos apertados e informações desencontradas. Ter o suporte de especialistas em contabilidade e tributação simplifica o processo e reduz riscos de erros.
Com uma assessoria adequada, é possível organizar a regularização do Simples Nacional de forma mais rápida e eficiente, além de implementar estratégias para evitar novas ocorrências.
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A regularização do Simples Nacional pode parecer complexa, mas com o acompanhamento certo você garante segurança e evita prejuízos.
A BMS Consultoria oferece soluções completas para empresas que precisam colocar suas obrigações em dia, desde a análise de pendências até o acompanhamento contínuo da rotina fiscal e contábil.